Diseño Organizacional.
Hace referencia a la creación de funciones, procesos y relaciones formales en una organización; se basa en la gestión, organización y diseño.
Tambien en un sentido literal se refiere a la construcción de la organización en su entorno.
El desarrollo organizacional, no es un concepto que se pueda definir con facilidad, ya que es un término que involucra un grupo de intervenciones para el cambio planeado, basado en valores humanísticos y democráticos, que pretenden mejorar la eficacia de las organizaciones y el bienestar de los empleados.
En otras palabras, el desarrollo organizacional se refiere a cambios planificados en la organización que se concentran en la calidad de las relaciones humanas.
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Etapas
Diferenciación e integración.
El proceso de diferenciación hace posible clasificar las actividades con el propósito de definir etapas según la complejidad del sistema.
El proceso de integración implica la coordinación y el control en los diversos sub-sistemas que tiene la organización para mantener su integridad, el cual puede plantearse como solución en el diseño organizacional.
Etapa de complejidad.
Un sistema es complejo cuando algunos elementos no se relacionan unos con otros de forma directa. Esta característica depende del tamaño de la organización y su entorno. El proceso de diseño organizacional permite reducir esta variabilidad. Los elementos identificados son por diferenciación horizontal (forma predominante de la división del trabajo), diferenciación vertical (es de nivel jerárquico y según el número de posiciones) y dispersión espacial (el personal es disperso físicamente separando centros de poder y labores). Las dos primeras presentan problemas de control, comunicación y coordinación.
Etapa de formalización.
La formalización, es un proceso por el cual se establecen normas, procedimientos y medios para administrar las actividades de la organización.
El diseño de los procesos es usualmente formalizado en el Manual de Procedimientos, en donde se establecerán procesos que generan servicios y satisfacen las necesidades de los usuarios en el sistema.
Cuando se definen los usuarios, necesidades, servicios y procesos de la organización, se diseñan las unidades organizacionales con objetivos específicos, que conformarán áreas agrupando unidades que requieren relacionarse según el ámbito de su competencia. El diseño organizacional se formaliza en el Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos, formularios, diagramas de flujo, entre otras formas utilizadas.
Cuando se definen los usuarios, necesidades, servicios y procesos de la organización, se diseñan las unidades organizacionales con objetivos específicos, que conformarán áreas agrupando unidades que requieren relacionarse según el ámbito de su competencia. El diseño organizacional se formaliza en el Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos, formularios, diagramas de flujo, entre otras formas utilizadas.
Etapa dimensional.
La decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en análisis internos y externos, tomando en cuenta sus lineamientos estratégicos y objetivos. Pero cuando las organizaciones avanzan, identifican dimensiones críticas y desarrollan roles o tareas que se deben realizar de forma específica, lo que determinan la creación de dependencias según el criterio de especialización. Los miembros de estas dependencias o áreas se transforman en especialistas que les permite visualizar los problemas y/o soluciones de una manera particular y compartida con otros miembros de su especialidad.
Etapa de decisiones.
La organización como un sistema de decisiones tiene relevancia en el entorno organizacional. Con las premisas de decisión se establece la necesidad de un diseño organizacional bajo una estructura formal o en función a una estrategia general.
Los modelos de estructuración de actividades organizacionales son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y participativo, según las siguientes variables:, motivación, comunicación, toma de decisiones y control. Las estructuras que adoptan las organizaciones pueden ser orgánicas o mecánicas.
Los modelos de estructuración de actividades organizacionales son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y participativo, según las siguientes variables:, motivación, comunicación, toma de decisiones y control. Las estructuras que adoptan las organizaciones pueden ser orgánicas o mecánicas.
Elementos del proceso
División del trabajo.
Las personas poseen habilidades y características, esto en una organización se agrupa en una estructura organizacional con ventajas como es la toma rápida de decisiones debido a la fácil comunicación; por otro lado los individuos aprenden fácil entre si gracias a que comparten conocimientos e intereses entre si.
Según Adam Smith, la división del trabajo aumenta la habilidad y destreza de los trabajadores, ahorra la perdida de tiempo de pasar de una tarea a otra.
La departamentalización.
Se encarga de organizar las actividades de una empresa, su finalidad es la de facilitar la consecución de objetivos, coordinar la agrupación adecuada por departamentos con funciones específicos.
La jerarquía.
Es la la linea de poder en una organización; representa los niveles estructurales de autoridad, es decir que se establece en orden de criterio de subordinación entre las personas, este criterio puede ser de superioridad, inferioridad, anterioridad, posterioridad, etc.
La coordinación.
Según Stoner, Freeman, y Gilbert, 1996 la coordinación es el proceso de integrar las actividades y funciones de los diferentes departamentos con la finalidad de lograr metas organizacionales; según (Outsourcing y Consulting, 2012) para lograrlo es imperativo llevar a cabo un análisis en donde se involucren todos los departamentos de la empresa que tengan una determinada tarea en la coordinación empresarial; ademas se debe tomar en cuenta sus particularidades y características tanto propias como del sector y analizar la susceptibilidad a ser coordinadas y difundirlas a todo el personal, en sentido de quién y cómo las coordinara.
Una de las principales ventajas de
este tipo de organización, es que esta estructura es tan sencilla que se puede comprender
por cualquier elemento del equipo, por nuevo que sea en la empresa; no deja
ningún lugar a dudas y por ende, los mandos están claros inmediatamente.
Otra de las cosas que hace que este
método sea utilizado cada vez más, es que la economía crece constantemente, de
manera que las personas intentan incursionar en el ámbito empresarial con
nuevas compañías y este modelo de organización es ideal para empresas pequeñas.
También es de los mejores métodos
que hay para organizar una empresa porque se define perfectamente la
responsabilidad de todos los involucrados en la compañía; con esta
organización, no hay manera de que haya un error y no poder deducir las
responsabilidades respectivas.
En general, este modelo de
organización es muy estable, cosa que necesita toda empresa para poder medir
productividad, gastos y costos de cada operación.
Las divisiones funcionan bien ya que permiten a un equipo
centrarse en un solo producto o servicio, con una estructura de liderazgo que
apoya sus objetivos estratégicos más importantes.
Estructura Organizacional
La estructura
organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas
características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de
establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones,
entre otras.
Las
organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a
todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta
estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la
finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un
adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.
Modelo
Lineal
Este es el
modelo de organización más antiguo, el seguido históricamente en las guerras y
hasta hoy, actualmente los mandos militares se rigen con el mismo; en la
historia también ha sido concebida así la manera de mando de la iglesia en
general, independientemente de qué religión se hable, siempre todos obedecen a
un superior como jefe mayor absolutamente del todo.
Por ser diseñado
de esta manera, el tipo mencionado de organización es de forma piramidal,
estando en la cúspide de la estructura el jefe y bajando poco a poco a más
subalternos cada vez de menor rango y autoridad; la comunicación debe ser siempre
hacia arriba para lograr solventar cualquier situación.
Este modelo se
basa en el principio de la jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de
mando. Con ello se refuerza el principio de autoridad y la estructura se
orienta burocráticamente hacia el proceso o al desarrollo piramidal
(organización alta) de la misma, para el caso de empresas de cierto tamaño. Es
una forma aconsejable para empresas pequeñas y medianas con explotaciones
simples o con un sistema técnico poco sofisticado técnicamente, dada su
eficacia en la supervisión de las tareas y el control de los resultados, aparte
de ser una estructura de bajo coste de funcionamiento.
Los mayores
inconvenientes radican en la excesiva concentración de autoridad, en la
tendencia a la rigidez y en una cierta falta de respuesta técnica en entornos
dinámicos y competitivos.
Modelo Lineal De Una
Organización
Algunas
ventajas
Una de las principales ventajas de
este tipo de organización, es que esta estructura es tan sencilla que se puede comprender
por cualquier elemento del equipo, por nuevo que sea en la empresa; no deja
ningún lugar a dudas y por ende, los mandos están claros inmediatamente.
Otra de las cosas que hace que este
método sea utilizado cada vez más, es que la economía crece constantemente, de
manera que las personas intentan incursionar en el ámbito empresarial con
nuevas compañías y este modelo de organización es ideal para empresas pequeñas.
También es de los mejores métodos
que hay para organizar una empresa porque se define perfectamente la
responsabilidad de todos los involucrados en la compañía; con esta
organización, no hay manera de que haya un error y no poder deducir las
responsabilidades respectivas.
En general, este modelo de
organización es muy estable, cosa que necesita toda empresa para poder medir
productividad, gastos y costos de cada operación.
Algunas
desventajas
- Las desventajas que podemos ver en este modelo son por ejemplo que, como la dirección es directa y única en un sentido, esto puede causar que los empleados que están en cierta medida sobre otros sean demasiado autoritarios cada vez más gradualmente.
- Si la empresa crece rápidamente, que es lo que se desea siempre, esta forma de organizar tiende a caerse y si no se está preparado para implementar una nueva en dicho crecimiento, la empresa entera puede colapsar por falta de organización.
- Por último, podemos ver como desventaja que la formalidad de comunicación con los superiores es demasiado rígida, esto fomenta demasiada importancia para quienes están arriba de otros, es inflexible y crea descontento en los empleados de la parte baja de la pirámide, de forma que trabajan pensando en que son vistos mal por los mandos altos por el solo hecho de no comunicarse directamente con ellos
Modelo Funcional
La organización
por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una
actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de
estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la
especialización de las funciones para cada tarea. Es probable que la
organización funcional sea la forma más lógica y básica de división por
departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas empresas que ofrecen una
línea limitada de productos porque posibilita aprovechar con eficiencia los
recursos especializados. Facilita considerablemente la supervisión porque cada
gerente sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y
habilidades. Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades
especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.
Modelo Funcional De Una
Organización
Algunas características principales
ü Autoridad
funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento.
ü Ningún
superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y
relativa.
ü Línea
directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez
posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
ü Descentralización
de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos cargos
especializados.
ü énfasis
en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo.
Algunas Ventajas
- Máxima especialización.
- Mejor suspensión técnica.
- Comunicación directa más rápida.
- Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.
Algunas Desventajas
v Pérdida
de la autoridad en el mando. La exigencia de una obediencia y la imposición de
la disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son lo
fundamental en la organización funcional.
v Subordinación
múltiple.
v La
organización funcional tiene problemas en la delegación de la autoridad y en la
delimitación de las responsabilidades.
v Presenta
una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos órganos
o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a
la organización su punto de vista y su enfoque.
v Exhibe
una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. La rivalidad
y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización
pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser
antagónicos y crear conflictos entre los especialistas.
v Tiende
a la confusión en los objetivos, ya que la organización funcional exige la
subordinación múltiple; no siempre el subordinado sabe exactamente a quién
informar sobre un problema. Esa duda genera contactos improductivos,
dificultades para la orientación y confusión en cuanto a los objetivos que
deben alcanzar.
Modelo Adhocrático
Este modelo organizativo no tiene
una estructura definida, ya que su diseño puede adoptar diferentes formas,
según cuales sean las necesidades de respuesta a las tareas y objetivos a
desarrollar.
Este modelo es difícil de
representar con un organigrama específico. Se basa en la aplicación de los
principios del equilibrio interno, siendo además importante su gestión
orientada a los objetivos y el énfasis en el trabajo en equipo, gracias a la
motivación, participación y comunicación entre sus miembros.
En la adhocrácia no está
totalmente separada la dirección de la acción. Los equipos se auto dirigen y
cada miembro del equipo tiene una determina autoridad respetada por todos. Las
tareas a veces son más operativas y otras son más directivas. Lo más importante
en esta estructura organizativa de enlace y coordinación, es decir las formas
de comunicarse por tanto es muy importante el grado de confianza mutua y el
respeto por la profesionalidad de los componentes del equipo.
Algunas características principales
- No existe una estructura predefinida
- Su diseño se ajusta a las necesidades de las tareas y los objetivos a desarrollar
- Organización basada en: Motivación, participación, trabajo en equipo y gestión orientada a objetivos.
Modelo Línea - Funcional
Este modelo es de naturaleza mixta, ya que
combina los principios básicos del diseño vertical y horizontal, con el fin de
aprovechar las ventajas de los dos primeros modelos: lineal y funcional. De
otra parte, también pretende evitar los inconvenientes de estas formas
organizativas.
La parte central de la estructura se apoya
en el modelo jerárquico, basado en las relaciones lineales que lo configuran.
Siendo estas las que ejecutan, supervisan y controlan los flujos de trabajo con
que se lleva a cabo la actividad de la empresa.
Pero, con el fin de apoyar técnicamente a
la línea, se diseña en torno a esta parte central una estructura de «staffs
directivos» y de «asesoramiento», con el fin de que se logre la especialización
y el apoyo logístico necesarios para mejorar la eficiencia de la empresa.
El mayor inconveniente de este modelo,
característico en la gran empresa de las últimas décadas, es su excesiva
burocratización y su elevada jerarquización, lo que unido a la multiplicidad de
expertos funcionales y asesores lo convierte en un esquema lento de respuesta y
caro por los elevados costes de administración.
Modelo Línea -Funcional De Una
Organización
Modelo Matricial
Consiste en
combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se
distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la
unidad de mando.
La estructura
matricial establece dos o tres fuentes de mando sobre la «base de operaciones»,
con el fin de responsabilizar a los directivos de producto, proyecto, mercado o
cliente de sus objetivos y coordinar adecuadamente los distintos aspectos del
flujo de trabajo. Esto significa que, al menos, todo empleado tiene dos o tres
jefes: el gerente funcional, de carácter jerárquico, y el gerente de producto o
proyecto y, posiblemente, el gerente de mercado o cliente, según que se esté
contemplando un modelo de dos o tres dimensiones. Un ejemplo convencional de
dos dimensiones se recoge en la figura 13. Organigrama que suele ser
característico en empresas de cierta dimensión, con sistema técnico complejo y
con cierta diferenciación entre productos, proyectos, mercados y clientes.
Modelo Matricial De Una
Organización
Algunas Ventajas
ü Coordina la satisfacción de
actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y
el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
ü Propicia una comunicación
interdepartamental sobre las funciones y los productos.
ü Permite que las personas puedan
cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
ü
Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para
lograr una mejor calidad técnica.
Algunas Desventajas
§ Existe confusión acerca de
quien depende de quién, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y
falta de delimitación de autoridad.
§ Da lugar a una lucha por el
poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
§ Funciona a través de muchas
reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
§ El personal puede sentir que su
jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
§ Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.
§ El
mayor inconveniente de esta estructura es la confusión que se puede producir si
la dirección general no coordina y equilibra bien el peso y papel de cada una
de las dimensiones directivas.
§ También
es un modelo propenso a la existencia de luchas de poder entre los directivos.
Modelo Divisional
Una estructura organizacional
divisional por lo general se compone de varios equipos paralelos centrados en
una sola línea de producto o servicio.
Con el fin de dar mayor rapidez a la toma
de decisiones y autonomía a las actividades de las empresas de gran tamaño,
superando los inconvenientes del modelo anterior, se diseña la forma
divisional, la cual se basa en la utilización del principio de la
divisionalización, sobre el que pivotan los restantes principios de uno u otro
modo de estructurar la organización.
Es un modelo bastante complejo y propio de
grandes empresas con un sistema técnico multiproducto y multimercado y en donde
la dirección y el poder de sus miembros representan el aspecto dominante de su
funcionamiento.
Para
tener éxito, las divisiones deben estar bien administradas. El liderazgo
ejecutivo es el factor determinante más importante del éxito de una empresa que
utiliza una estructura divisional. Los líderes necesitan entender lo que cada
división está haciendo y proporcionar liderazgo a los jefes de división sobre
la manera de acomodar las nuevas orientaciones estratégicas o asociarse de
manera más eficaz con todas las divisiones. Además, los ejecutivos deben tener
un sólido conocimiento de la utilización de los recursos. Tener una fuente
compartida de recursos gestionados de forma centralizada, como apoyo
administrativo o equipo de oficina pueden reducir los costos y la complejidad
de la organización.
Modelo Divisional De Una
Organización
Algunas Ventajas
Las divisiones funcionan bien ya que permiten a un equipo
centrarse en un solo producto o servicio, con una estructura de liderazgo que
apoya sus objetivos estratégicos más importantes.
Tener su propio presidente o vicepresidente hace más probable que
la división reciba los recursos que necesita de la compañía.
El buen enfoque de una división le permite construir una cultura y
espíritu común que contribuye tanto a una moral más alta como a un mejor
conocimiento del portafolio de la división.
Este sistema de organización deja ver que es mucho mejor que tener
su producto o servicio disperso entre varios departamentos a través de la
organización.
Algunas Desventajas
- Una compañía compuesta por las divisiones que compiten puede permitir que la política en la oficina en lugar del pensamiento estratégico afecte su punto de vista sobre asuntos como la asignación de recursos de la empresa.
- Se debe tener en cuenta que una división a veces actúa para socavar otra.
- Las divisiones pueden atraer la compartimentación, que puede llevar a incompatibilidades.
